Jak Hermesmail wykrywa odpowiedzi na cold maile?

Jak technicznie działa monitoring

Co 5 minut scheduler Hermesmail uruchamia reply_checker dla każdego użytkownika z aktywnym auto-mode:

1. Połączenie — Hermesmail łączy się ze skrzynką klienta przez:
   • Gmail API (jeśli OAuth) — szybsze, bez limitów IMAP;
   • IMAP nad TLS (jeśli SMTP) — standard dla własnych domen.
2. Pobranie INBOX — system bierze ostatnie 100 wiadomości z folderu INBOX (lub UID > last_seen_uid dla efektywności);
3. Filtrowanie — porównanie nadawcy z bazą wysłanych cold maili (po hash adresu w sent_by_email_store). Odpowiedzi do innych maili (osobiste, newslettery) są pomijane;
4. Klasyfikacja AI — GPT-4o czyta treść odpowiedzi i nadaje jedną z 4 etykiet;
5. Aktualizacja CSV — pole hermes_status dla danego leada zmienia się na REPLIED, dodawana jest klasyfikacja i fragment treści;
6. Alert do panelu — pozytywne odpowiedzi pojawiają się na dashboardzie z czerwoną kropką i są w widgecie „Najnowsze odpowiedzi".

4 typy odpowiedzi

1. Positive (pozytywne) — zainteresowanie

Klient pisze że temat jest aktualny, prosi o szczegóły, wycenę, materiały, spotkanie. Przykłady fragmentów:

• „Dziękujemy za zainteresowanie, prosimy o przesłanie oferty";
• „Jaki jest koszt usługi w tej skali?";
• „Czy moglibyśmy umówić rozmowę telefoniczną w tym tygodniu?";
• „Mamy taki temat planowany — proszę o referencje";

Te odpowiedzi wymagają natychmiastowej reakcji klienta. Hermesmail powiadamia kolorem czerwonym + alertem dziennie.

2. Neutral (neutralne) — auto-reply lub pytanie pomocnicze

Standard biznesowy:

• „Państwa wiadomość została dostarczona na skrzynkę X. Odpowiemy w ciągu 48h";
• „Jestem na urlopie do 15 maja, skontaktuj się z…";
• „Proszę o przesłanie szczegółów usługi pisemnie".

Hermesmail oznacza je jako neutral i nie wysyła kolejnych follow-upów (żeby nie spamować osoby która już odpowiedziała).

3. Negative (negatywne) — niezainteresowanie

Klient odmawia:

• „Dziękujemy za propozycję, nie jesteśmy zainteresowani";
• „Proszę usunąć nasze dane z Państwa bazy";
• „Nie świadczymy takich usług / nie mamy potrzeby".

Hermesmail automatycznie dodaje email do globalnej blacklisty i ustawia status leada na UNSUBSCRIBED.

4. Bounce — mail nie dotarł

Wiadomość systemowa od mailera:

• „Address not found";
• „Mailbox full";
• „Domain does not exist";
• „Recipient blocked".

Lead oznaczony SKIP z error email_invalid. Email dodany do blacklisty.

Co dzieje się z odpowiedzią w panelu?

1. Status leada w CSV: SENT → REPLIED
2. Pole hermes_reply_classification: positive/neutral/negative/bounce
3. Pole hermes_reply_snippet: pierwsze 250 znaków treści odpowiedzi
4. Pole hermes_replied_at: timestamp
5. Lead pokazany w widoku „Odpowiedzi" w panelu
6. Alert w dashboardzie (jeśli positive)
7. Telegram notification (jeśli skonfigurowane)
8. Email do Twojej skrzynki głównej (opcjonalnie, raz dziennie raport)

Czy AI może się pomylić?

Tak — czasem GPT-4o niepoprawnie klasyfikuje odpowiedź jako negative gdy jest pozytywna (np. krótkie „Mamy taki temat planowany" bez explicit „chętnie"). W takich przypadkach możesz:

1. Ręcznie zmienić klasyfikację w panelu (admin override);
2. Zostawić feedback przez przycisk „AI źle sklasyfikował" — Hermesmail uczy się na tym.

Częstotliwość sprawdzania

• Domyślnie: co 5 minut dla wszystkich aktywnych klientów.
• Plan Concierge: można zmniejszyć do co 2 minut (real-time monitoring).
• Tryb manualny: w panelu „Odpowiedzi" → „Sprawdź teraz" — wymusza natychmiastowe pobranie.