Czy Hermesmail jest zgodny z RODO i polskim prawem anty-spam?

Trzy regulacje, które trzeba znać

1. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE)

Art. 10 UŚUDE zakazuje przesyłania niezamówionej informacji handlowej do osób fizycznych. Kluczowe słowa: osób fizycznych. Firmy (osoby prawne, sp. z o.o., JDG, spółki cywilne) nie są objęte tym zakazem.

Cold mail B2B do adresu typu `[email protected]`, `[email protected]`, `[email protected]` jest legalny bez zgody marketingowej, jeśli:

• temat maila jasno informuje o handlowym charakterze (np. „Współpraca w sprawie X", „Propozycja", „Pytanie o ofertę");
• w treści lub stopce są dane nadawcy;
• jest link do rezygnacji jednym kliknięciem.

2. Prawo telekomunikacyjne (art. 172)

Prawo telekomunikacyjne wymaga zgody na komunikację marketingową kierowaną do indywidualnych końcowych użytkowników telekomunikacji. Adresy ogólne firm (`biuro@`, `kontakt@`, `info@`, `office@`) nie podlegają temu wymogowi — to nie są „indywidualni użytkownicy".

Adresy imienne (`[email protected]`, `[email protected]`) są w szarej strefie. Hermesmail preferuje adresy ogólne i nie generuje maili do imiennych adresów bez wyraźnego zezwolenia użytkownika.

3. RODO (Rozporządzenie 2016/679)

Hermesmail przetwarza dane osobowe (np. imię i nazwisko z rejestru CEIDG) na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Powody:

• dane pobierane ze źródeł publicznych (CEIDG, KRS, strony WWW firm, Google Maps, Panorama Firm);
• cel przetwarzania (kontakt B2B w sprawie usług) jest zgodny z oczekiwaniami właścicieli firm;
• każdy odbiorca może zażądać usunięcia danych jednym kliknięciem;
• dane nie są sprzedawane podmiotom trzecim;
• retencja danych: 12 miesięcy (potem usunięcie automatyczne, jeśli brak interakcji).

Co zawiera każdy mail z Hermesmail

Każda wiadomość wysłana przez Hermesmail zawiera następujący standard compliance:

1. Subject z handlowym charakterem (np. „Współpraca w sprawie czyszczenia silosów", nie „Cześć!");
2. Treść maila z konkretną ofertą i CTA;
3. Stopka zawierająca:
   • nazwę firmy (np. „Konsorcjum Alpinistyczne / Elsii sp. z o.o.");
   • NIP (np. „NIP 7831811058");
   • adres siedziby;
   • telefon i email kontaktowy;
   • opcjonalnie: oddziały / region działania.
4. Link rezygnacji w formacie: https://hermesmail.pl/c/[token]?action=unsubscribe — jeden klik, bez logowania, natychmiastowe wyłączenie z dalszych wysyłek;
5. Tracking pixel (1×1 GIF) — informacja o otwarciu maila. Nie zbieramy IP, nie tracimy lokalizacji.

Co Hermesmail NIE robi

• Nie kupujemy baz adresowych — wszystkie maile pobierane na żywo z Google Maps i stron WWW firm. Brak baz typu DataPublisher / RocketReach;
• Nie wysyłamy do osób fizycznych — adresy `[email protected]` lub `[email protected]` są blacklistowane domyślnie;
• Nie sprzedajemy danych — Twoja baza leadów jest tylko Twoja, nie współdzielona z innymi klientami Hermesmail;
• Nie wysyłamy bez podpisanej karty — każde konto wymaga prawdziwych danych firmy w panelu (NIP, adres) oraz potwierdzenia karty.

Co dzieje się gdy ktoś kliknie „rezygnuję"?

1. Token z linku otwiera endpoint Hermesmail (`/c/[token]`);
2. System znajduje lead po tokenie i ustawia status UNSUBSCRIBED;
3. Email automatycznie dodawany do globalnej blacklisty (nie tylko Twojej kampanii — żaden klient Hermesmail nie wyśle już do tego adresu);
4. Lead pokazany w UI z notatką „odbiorca zrezygnował";
5. Dane osobowe usunięte z bazy w ciągu 30 dni.

Co jeśli ktoś poskarży się do UODO?

Jeśli odbiorca zgłosi skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), Hermesmail jest gotowy dostarczyć:

• źródło danych osobowych (np. „dane z Google Maps + strona WWW firmy X");
• podstawę prawną przetwarzania (uzasadniony interes B2B);
• cel przetwarzania (prospekting B2B w branży X);
• okres retencji (12 miesięcy);
• fakt usunięcia danych po pierwszej rezygnacji.

W praktyce skargi do UODO za cold mail B2B w Polsce są rzadkie (poniżej 50 rocznie wg raportów UODO 2023-2024). Większość spraw dotyczy braku linka rezygnacji albo wysyłki do osób fizycznych — Hermesmail tego nie robi.

Co Ty musisz zrobić jako klient Hermesmail?

• Wypełnij dane firmy (NIP, adres, telefon) — Hermesmail wstawia je do każdej stopki;
• Skonfiguruj personę — opisz swoją branżę i ofertę (Hermesmail nie zgaduje co sprzedajesz);
• Upewnij się, że emaile w stopce są aktywne — jeśli ktoś odpowie, musisz odebrać;
• Reaguj na rezygnacje — jeśli klient indywidualnie napisze „proszę nie pisać więcej", oznacz jako UNSUBSCRIBED w panelu (Hermesmail też to wykrywa AI klasyfikacją).